Kart sahiplerinin bilgisi olmadan gerçekleştirilen işlemlerle ilgili kart bankaları yoluyla harcama itirazında bulunmalarına chargeback denmektedir.
Bu durumda Retireval request ne demektir?
Retrieval Request, kısaca belge talebi demektir. Kart sahiplerinin ekstrelerinde yer almasına rağmen hatırlamadığı işlemlerin detayı ile ilgili kart bankasına başvurması ile başlayan, kart bankasının POS bankasından işlemlere ait detaylı bilgi, belge talep ettiği; üye işyeri tarafından sunulan bu belgelerin kart hamiline işlemi tanıması için yardımcı olduğu bir süreçtir. Bu nedenle POS üzerinden yapılan işlemlerde işlemlere ait sliplerin belirli bir süre güvenli amacıyla saklanması önemlidir.
Müşterilerin retrieval request talep etme nedenleri neler olabilir?
- Kart sahibinin bir işlemi sorgulaması, örneğin işlem biletini kaybetmesi
- Müşterinin, satın alma işlemini hatırlamaması veya banka ekstresindeki işlem ayrıntılarını tanımaması (örneğin, işletmenin tabela adı ile ekstrede görünen sının farklı olması)
- Kredi kartı ekstresindeki tutar ile, ekstredeki tutarın farklı olması (genellikle yurt dışı işlemlerde bu tip durumlar görünür.)
- Slipteki bilgilerin okunması zor veya işlem bilgileri eksik veya yanlış olması
- Kart veren bankanın işlemi hileli işlem olarak kabul etmesi
Banka belirli bir işlem hakkında bilgi istediğinde, üye işyeri, işlemin okunaklı olup olmadığına karar vermesine yardımcı olacak ek belgeler sunmalıdır.
Verilen bilgilerin mümkün olduğunca açıklayıcı olması gerekmektedir.
İşlemle ilgili verilebilecek bilgiler neler olmalıdır?
- Kart sahibinin adı, IP adresi ve hesap numarası
- Satıcının Ad ve web adresi gibi bilgileri
- Sipariş onay numarası, işlem tutarı, yetki kodu, vb.
- Satın alınan ürün veya hizmetlerin açıklaması
- Hem işlemin hem de bir ürünün veya hizmetin gönderilme tarihi
Üye işyeri tarafından işlem ayrıntılarını net bir şekilde açıklayan belgeler teslim ettiğinde soft chargeback (Retrieval request) süreci olumlu olarak sonuçlanacaktır.
Retrieval Request taleplerini zamanında çözmek ve üye işyeri tarafından yapılan chargeback ödemelerini engellemek için üye işyerlerinin hızlı bir şekilde (10 güne kadar) yanıt dönmesi önemlidir.
